Afbeelding
Bedrijfsfeest

Hoe organiseer je een bedrijfsfeest?

Partnercontent

Het organiseren van een succesvol bedrijfsfeest is belangrijk voor het versterken van de banden met klanten, medewerkers en andere relaties. Daarnaast biedt het ondernemers de mogelijkheid om nieuwe producten en diensten in het zonnetje te zetten. Een bedrijfsfeest kan draaien om plezier en gezelligheid, maar ook serieuzere aspecten, zoals informeren of trainen, kunnen van belang zijn. Dit is afhankelijk van het doel dat je met het feest wilt bereiken. Een goede organisatie staat aan de basis van een succesvolle happening. Lees gauw verder en ontdek hoe je een geslaagd bedrijfsfeest op poten zet.

Doelstelling, budget en planning

Denk goed na over de reden waarom je het bedrijfsfeest organiseert. Je doelstelling is namelijk een belangrijk uitgangspunt bij alle beslissingen die je gaat maken. Gaat het bijvoorbeeld om het vergroten van het teamgevoel en de samenwerking tussen medewerkers? Streef je een bepaald imago bij je klanten na? Of valt er iets speciaals, zoals een jubileum of een bedrijfsresultaat, te vieren? Vanuit je doel kun je een bijpassend thema kiezen en je budget bepalen. Stel een projectgroep samen die verantwoordelijk is voor de organisatie van je feest, kies een datum en maak een planning voor de voorbereiding. Bij het selecteren van een datum is het slim rekening te houden met vakanties, feestdagen en reeds geplande evenementen in jouw branche. Begin op tijd, zo’n drie maanden van tevoren, met het maken van een opzet en planning. Dit voorkomt onnodige stress en teleurstellingen. Zorg ook dat je voor de dag van het feest zelf een helder draaiboek hebt.

Thema en wow factor

De keuze voor een bepaald thema bepaalt de vormgeving van het feest. Zorg voor bijpassende uitnodigingen, eten, muziek en decoratie. Zodra je een thema verzonnen hebt, kun je een lijst maken met alle zaken die je daarmee associeert. Deze dingen kun je gebruiken voor de opzet van je feest. Belangrijke aandachtspunten zijn hierbij onder andere de uitstraling van de entree, de bar en de tafels. Uiteraard wil je dat jouw bedrijfsfeest memorabel wordt. Wat zou je binnen het thema kunnen doen om het uniek te maken? De wow factor moet echt indruk maken. Dit kan zitten in iets kleins, zoals een bijzondere ontvangst, of juist in een grootse presentatie of act.

Een locatie kiezen

Kies een locatie op basis van je doelgroep, het aantal gasten en het thema. Let daarnaast op de bereikbaarheid, parkeren en technische faciliteiten. Maak een lijst van alle zaken die van belang zijn op de locatie, zoals een dansvloer, een podium of een geluidsinstallatie. Als je feest buiten plaats vindt zul je ook aan voorzieningen moeten denken voor verschillende weersomstandigheden. Partytenten bieden bijvoorbeeld beschutting tegen de wind, de zon en een regenbui. Door deze vouwtenten te laten bedrukken zorg je bovendien voor extra sfeer en uitstraling. Denk aan een bedrukking met het logo van jouw bedrijf of het thema van het feest. Wellicht geef je een bedrijfsfeest dat tot in de late uurtjes duurt. Dan is het raadzaam om te kijken naar overnachtingsmogelijkheden in de buurt. Eventueel kun je het vervoer naar en van de feestlocatie zelf organiseren. 

Hapjes en drankjes

Lekker eten en drinken zijn onmisbaar voor het succes van jouw bedrijfsfeest. Veel locaties hebben hun eigen restaurantvoorziening. Deze kun je vaak voor een aantrekkelijk tarief tezamen met de zaalhuur vastleggen. Het inhuren van een cateraar is het alternatief. Kies hapjes en gerechten uit die aansluiten bij je thema en de smaak van je gasten. Besteed verder aandacht aan de te serveren dranken tijdens het gehele programma. Krijgen de gasten bij binnenkomst bijvoorbeeld een kopje koffie of thee met iets erbij? Of past een glas champagne als welkomstdrankje beter bij jouw opzet? Verder dien je te bepalen of de drankjes gratis zijn en hoe ze geserveerd worden. Overweeg het maximeren van het aantal drankjes per gast door drankmuntjes uit te delen. Ook kun je denken aan het neerzetten van waterflesjes. Gevulde flesjes met opdruk van jouw bedrijfslogo zijn een populaire optie. Of wat dacht je van het uitdelen van herbruikbare flessen? Dit is een leuk aandenken aan het feest.

Sprekers en vermaak

Uiteraard zorg je voor een aantrekkelijk programma voor jouw bedrijfsfeest. Overweeg hierbij de inhuur van interessante sprekers en entertainment, zoals muzikanten en acteurs. Check voorafgaand de inhoud van presentaties en acts. Hiermee voorkom je nare verrassingen. Regel de aanwezigheid van alle benodigde apparatuur, zoals microfoons en een beamer, en test deze voordat het feest losbarst.

Het geven van een feest voor je bedrijf is een uitdaging, maar als je de tijd neemt en het goed organiseert zul je gegarandeerd succes boeken!

advertentie